La facturación electrónica consiste en la trasmisión de las facturas o documentos análogos entre un emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro). Los documentos que se envían están firmados digitalmente con certificados reconocidos o cualificados y tienen la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. En el caso de las facturas electrónicas, la firma digital es el mecanismo que garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido, dos conceptos que se recogen a continuación:
- La autenticidad del origen hace referencia a la garantía de la identidad quien provee de bienes o presta servicios o del emisor/a de la factura.
- La integridad del contenido es la verificación de que el documento no ha sido modificado.
La adopción de la facturación electrónica está regulada en España por el Reglamento de facturación publicado en Real Decreto 1496/2003 y modificado por el Real Decreto 87/2005. Actualmente hay varias denominaciones compatibles con esta idea (factura electrónica, factura telemática y factura digital son equivalentes) si bien la que habitualmente se utiliza en la normativa es remisión electrónica o remisión por medios electrónicos de factura.
La facturación electrónica la forman dos pasos básicos y diferenciados:
- La emisión: Quien emite, con la conformidad de la persona que recibe, transmite a ésta por medios telemáticos la factura electrónica y conserva copia o matriz.
- La recepción: El receptor o receptora recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático para su futura consulta e impresión. Al ser este un documento firmado electrónicamente, debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica, o que permita comprobar esta validez transcurrido un tiempo.
Si tiene previsto implantar la facturación electrónica en su empresa debe conocer las ventajas de esta forma de trabajo:
- Ahorro de costes: Debido a la supresión del papel y de los gastos de franqueo.
- Mejora de la eficiencia: La liberación de tareas administrativas permite destinar los recursos humanos a aspectos productivos en las compañías.
- Optimización de la tesorería: Con este sistema podemos cuadrar los apuntes contables mucho mejor ya que comparamos el albarán con la factura de forma más fácil.
- Obtención de información en tiempo real: Facilita la verificación del estado en el que se encuentra la factura y la información asociada en tiempo real.
- Reducción de tiempos de gestión: El tiempo de gestión se reduce al máximo, ya que el envío y la recepción de la factura es inmediato.
- Agilidad en la toma de decisiones: La inmediatez en el tiempo de gestión se traducen en mayor agilidad a la hora de tomar las decisiones pertinentes.
- Control de acciones erróneas: Existe un sistema de alertas para detectar las discrepancias entre operaciones de contabilidad y facturación.
En resumen, todas estas ventajas dan una mayor calidad de servicio que a su vez repercute en una mayor competitividad empresarial.
Para más información: www.lafacturaelectronica.es
